Ketika sebuah perusahaan melakukan kerjasama dengan pihak lain, maka biasa nya diperlukan dokumen supaya setiap hak dan kewajiban kedua belah pihak dapat dituangkan dalam dokumen tersebut.
Pada departemen procurement (pembelian), dokumen yang digunakan adalah purchase order (SPK). Di dalam PO umumnya terdapat informasi-informasi seperti ini:
- Detail vendor/penyedia
- Pembayaran
- Alamat pengiriman
- Detail barang/jasa mencakup qty, harga dan delivery date yang diinginkan
Selain dokumen PO, dokumen kontrak seringkali digunakan saat perusahaan mengikat perjanjian dengan pihak lain. Dokumen kontrak memuat lebih banyak informasi mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak, sehingga seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan kesepakatan isi kontrak.
Untuk perusahaan yang jumlah kontrak nya banyak dan bernilai besar, maka diperlukan sebuah sistem yang bisa membantu mengelola kontrak ini dengan baik, sehingga kerugian dapat dihindarkan.
Berikut dibawah ini salah satu contoh aplikasi manajamen kontrak yang dapat digunakan untuk mengelola kontrak mulai dari proses permintaan, drafting, persetujuan, penandatanganan, penyimpanan dan monitoring.
