Pengadaan Barang dan Jasa Masih Manual? Gunakan Sistem E-Procurement, Proses Jadi Lebih Mudah dan Cepat

PROCUREMENT SECARA ELEKTRONIK

Procurement merupakan proses pembelian peralatan pendukung operasional, mesin produksi, atau bahan-bahan kebutuhan reparasi. Tidak hanya barang, procurement juga bisa untuk memesan jasa.

Di era digitalisasi ini memungkinkan kegiatan Procurement bisa berlangsung lebih cepat dengan menggunakan sistem e-procurement. Manfaat manajemen pengadaan menggunakan sistem adalah menghemat biaya, efisiensi, pencapaian tujuan perusahaan, dan menjaga data yang aman. Jika dilakukan secara manual, proses pengadaan akan berlangsung lebih lama serta menguras sumber daya, selain itu juga terdapat peluang terjadinya kebocoran biaya dan pencurian data.

MENGAPA PROCUREMENT MANAGEMENT PENTING?

Setiap bisnis memiliki tujuan untuk menghasilkan pendapatan. Saat menghasilkan pendapatan, sebuah perusahaan terlibat dalam berbagai proses kerja. Pengadaan merupakan bagian dari proses kerja yang penting untuk kelangsungan hidup suatu perusahaan dalam jangka panjang.

Meskipun perencanaan mungkin menjadi hal yang paling penting, pelaksanaan yang buruk dapat menyebabkan keseluruhan proses mengalami kebocoran produktivitas dan efisiensi. Alur kerja dilaksanakannya pengadaan adalah dimulai dari karyawan yang menghasilkan kebutuhan layanan, lalu tim pengadaan kemudian menganalisis kebutuhan dan mengerjakan kebutuhan tersebut. Disinilah peran Manajemen yang sangat penting. Manajemen membantu dalam menilai layanan memadai yang diperlukan, mencari sumber layanan dan pemasok, dan akhirnya mencapai tujuan yang optimal. Itulah mengapa perusahaan perlu melakukan investasi terhadap sistem yang baik dengan mempertimbangkan penghematan biaya, waktu, dan sumber daya.

PERMASALAHAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA SECARA MANUAL

Procurement jika dilakukan secara manual atau konvensional akan memakan banyak waktu dan biaya. Dokumen fisik yang perlu diurus akan terlalu banyak membuat pencatatan data menjadi lebih lama sehingga ada banyak proses yang akan saling menumpuk.

Selain itu, pengadaan secara manual juga tidak ada budget control yang membuat pihak penyelenggara pengadaan tidak bisa tracking apakah sudah sesuai dengan budget atau belum. Dengan proses yang belum end-to-end ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi lebih berbelit tidak hanya kepada sesama tim tetapi juga sampai ke pihak vendor. Karena bagaimanapun, pihak vendor juga berhak mengetahui tahapan proses pengadaan sudah sejauh mana. Oleh karena itu, e-procurement akan membantu dalam menyederhanakan proses pengadaan yang lebih transparan dengan fitur tracking yang dapat memberikan update secara real-time dan bisa diakses baik secara internal maupun secara eksternal oleh pihak vendor. Dengan begitu proses komunikasi akan jauh lebih mudah.

TUJUAN E-PROCUREMENT

Pada pasal 107 Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 menyebutkan bahwa pengadaan barang dan jasa secara elektronik bertujuan untuk :

1. 1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas;
   2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;
   3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan;
   4. Mendukung proses monitoring dan audit; dan
   5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

1.  Penggunaan e-procurement tentunya dapat mengurangi biaya operasional dan mempercepat proses pengadan mulai dari perencanaan, pengajuan, evaluasi, negosiasi, hingga penyelesaian kontrak. e-procurement juga dapat mendorong inovasi dan kompetisi diantara penyedia barang/jasa, dengan memberikan kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan, dengan begitu dapat meningkatkan kinerja dan kreativitas penyedia serta memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

E-Procurement System yang cocok untuk perusahaan Anda

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan keinginan masing-masing dalam mencari sistem terbaik untuk membantu proses pengadaan. Jika yang Anda butuhkan adalah sebuah sistem yang memberikan kemudahan dalam membuat daftar barang dan jasa yang dibutuhkan, membuat undangan untuk calon penyedia secara online, melakukan negosiasi dan penawaran secara real-time, membuat dan mengelola kontrak secara online sehingga bisa melakukan monitoring dan evaluasi kerja, terintegrasi, serta adanya laporan yang bisa diakses dengan mudah untuk melihat statistik dan analisis data, maka Anda bisa mendapatkannya pada sistem yang ditawarkan oleh Lamsolusi. Kami menyediakan platform e-procurement yang dapat membantu perusahaan Anda mengelola proses pengadaan barang/jasa secara efisien, transparan, akuntabel, dan mudah diakses.

Hubungi kami dan jelaskan kebutuhan perusahaan Anda karena kami menerima customize. Coba dan rasakan kemudahan dan keuntungan menggunakan e-procurement system dari Lamsolusi.