Dalam Purchase Order (PO) ada dua elemen penting yang perlu dipahami yaitu term of payment dan Incoterm. Keduanya merupakan hal penting dalam transaksi untuk mengatur pembayaran. Dalam menjalankan bisnis kedua hal tersebut menjadi aspek yang perlu dipahami dengan baik karena berkaitan dengan keuangan.
Apa itu Purchase Order?
Purchase order atau PO adalah salah satu dokumen yang dibutuhkan saat proses pengadaan untuk memudahkan dalam mengetahui secara detail barang atau jasa yang dipesan. PO memudahkan pihak internal perusahaan untuk memantau dan mengecek apakah pembelian sudah sesuai anggaran atau belum. Fungsi dari PO ini adalah sebagai bukti komitmen antara pembeli dan penjual, pengingat bagi penjual untuk mengirim produk sesuai waktu dan tempat yang ditentukan, menghindari kesalahan kirim jumlah, harga, dan jenis produk yang dibeli, bukti untuk auditor, dan sebagai dokumen untuk tim keuangan agar bisa membayar invoice sebelum jatuh tempo.
Isi dari Purchase Order yaitu nama perusahaan pembeli dan penjual, alamat perusahaan, nomor telepon, keterangan batas waktu pengiriman, alamat penagihan dan pengiriman invoice, jenis dan detail produk, harga barang/jasa, serta syarat dan ketentuan pembelian yang telah disepakati. Pada Purchase Order juga berisi termin pembayaran yang perlu dilakukan.
Term of payment dan Incoterm memainkan peran penting dalam transaksi internasional dan domestik untuk mengatur aspek pembayaran dan pengiriman barang.
- Term of Payment (Syarat Pembayaran)
Term of payment merupakan ketentuan yang mengatur bagaimana dan kapan pembayaran barang atau jasa yang dipesan harus dilakukan. Manfaat adanya termin adalah membantu penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu dan karena pembayaran termin bersifat berkala maka pembeli dapat menyiapkan dana agar tidak telat bayar. Jangka waktu pembayaran biasanya bervariatif, misalnya 7-14 hari setelah memperoleh invoice konsumen dapat melakukan pembayaran.
Jenis jenis Term of PaymentÂ
- Cash on Delivery (COD)
Sistem mewajibkan kedua belah pihak (produsen-kurir dan konsumen) bertemu tatap muka untuk melakukan pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat barang diterima.
- Cash in Advance (CIA)
Pembeli harus membayar penuh sebelum barang dikirim.
- Net EOMS D Days
Mewajibkan pelanggan membayar pada akhir bulan karena jatuh temponya adalah tanggal terakhir pada bulan tersebut.
- Net D Days
Pelanggan perlu membayar dalam kurun waktu tertentu dan maksimal pembayaran pada hari produk tersebut diterima. Misalnya Net 10 Days dengan begitu pelanggan akan membayar penuh selama jangka waktu 10 hari dan pada hari ke 11 adalah pembayaran terakhir sekaligus barang akan diterima pelanggan.
- Partial payment
Pembayaran yang dilakukan secara bertahap, misalnya 30% dibayar di muka dan 70% setelah pengiriman atau penyelesaian.
- Incoterm (International Commercial Terms)
Incoterms adalah serangkaian istilah perdagangan internasional yang diatur oleh Internasional Chamber of Commerce (ICC). Incoterms sangat penting karena bisa mengurangi resiko kesalahpahaman yang merugikan. Beberapa hal yang dijelaskan dalam Incoterms adalah tugas, resiko, dan biaya yang terkait dengan transaksi barang dari penjual ke pembeli, tanggung jawab penjual dan pembeli dalam transaksi ekspor, dan aturan serta ketentuan yang digunakan dalam kontrak perdagangan internasional dan domestik.
Incoterms bertujuan untuk:
- Memberi pilihan ketentuan pengiriman bagi importir dan eksportit
- Meminimalisir kesalahan interpretasi atau kesalahpahaman tanggung jawab
- Mengatur hak dan kewajiban yang ditanggung oleh importir dan eksportir
Jenis jenis Incoterms yang biasa digunakan dalam transaksi perdagangan internasional diantaranya:
- EXW (Ex Works)
Penjual hanya bertanggung jawab sampai barang siap diambil di tempat usahanya. Semua biaya dan resiko sejak barang keluar dari pabrik ditanggung pembeli.
- FOB (Free on Board)
Penjual bertanggung jawab untuk mengantarkan barang hingga pelabuhan sesuai dengan kontrak yang berlaku. Penjual juga bertanggung jawab dalam proses ekspor sesuai dengan negaranya.
- Free Carrier (FCA)
Banyak digunakan untuk segaja jenis transportasi mulai dari darat, udara, dan laut maupun multimoda. Pembiayaan pengiriman dan resiko barang ditanggung oleh pembeli saat dilakukan pengangkutan di tempat.
- CIF (Cost, Insurance, and Freight)
Penjual menanggung biaya pengiriman hingga pelabuhan tujuan, termasuk asuransi. Resiko berpindah setelah barang naik kapal.
- Delivered at Place
Penjual bertanggung jawab mengirimkan barang sampai ke lokasi tujuan yang disepakati, namun tidak termasuk bea masuk atau pajak.
- DDP (Delivered Duty Paid)
Penjual bertanggung jawab penuh mulai dari import clearance hingga pembayaran biaya masuk dan pajak sampai barang tiba di lokasi tujuan pembeli.
Kedua elemen tersebut baik term of payment maupun incoterm sangat penting dalam Purchase Order (PO) karena mereka mengatur aliran pembayaran dan pengiriman barang, memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui persyaratan yang terkait dengan transaksi tersebut. Untuk mempermudah proses pembayaran dan meningkatkan efisiensi, Lamsolusi mengajak Anda untuk beralih ke sistem e-procurement agar dapar mengelola transaksi lebih cepat, aman, dan transparan sehingga mengurangi resiko kesalahan dan dapat mempercepat proses administrasi. Rasakan kemudahan dan keuntungan dari teknologi ini serta nikmati proses yang lebih sederhana dan terintegrasi. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.