SOP atau Standard Operating Procedure merupakan pedoman yang berisi mengenai tahapan, langkah, maupun prosedur operasional yang ada dalam suatu perusahaan untuk memastikan bahwa setiap keputusan atau tindakan dan penggunakan fasilitas dilaksanakan secara efektif, standar, dan sistematis. SOP yang baik adalah yang isinya lengkap dan tertulis dengan jelas. Jika karyawan mengikuti SOP dengan baik maka perusahaan dapat menghasilkan produk yang konsisten dan dapat diprediksi.
Tujuan SOP
SOP memiliki tujuan dalam pembuatannya, antara lain :
- Karyawan lebih mudah dalam mengetahui pekerjaan mereka
Adanya panduan ini, setiap karyawan khususnya karyawan baru akan bisa memahami apa saja yang perlu dilakukan dan apa yang menjadi hak dan tanggung jawab mereka. Karyawan menjadi mudah mengetahui detail pekerjaan yang mereka kerjakan.
- Meminimalisir kesalahan
Dengan SOP, setiap karyawan yang ada perlu mengikuti dan paham terhadap apa saja yang perlu dilakukan. Harapannya akan menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.
- Membantu perusahaan mencapai tujuan
Setiap perusahaan memiliki tujuan atau target yang ingin dicapai. Adanya panduan dan aturan yang ditetapkan akan memberikan dampak pada produktivitas operasional menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
Manfaat Adanya SOP dalam bisnis
Perusahaan perlu membuat SOP karena memiliki banyak manfaat untuk keberlangsungan bisnis yang dijalani. SOP dapat melakukan apa saja mulai dari melatih karyawan baru hingga meningkatkan konsistensi dan tingkat produktivitas, bahkan dapat memberikan layanan pelanggan yang luar biasa. Berikut adalah manfaat dari SOP bagi perusahaan :
- Dapat Mengidentifikasi Masalah dengan Mudah
Dengan adanya SOP dan karyawan menerapkannya dengan baik, maka masalah bisnis yang timbul akan mudah dipecahkan. Misalnya seorang karyawan melupakan langkah penting dalam proses penagihan atau penerbitan invoice, dengan adanya SOP maka karyawan bisa langsung mengidentifikasi dimana letak kesalahannya dan langsung mengambil tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasinya.
- Meningkatkan Keselamatan Kerja
Perusahaan harus menciptakan tempat kerja yang aman bagi para pegawainya. Lingkungan yang tidak aman akan menimbulkan masalah pada keselamatan kerja misalnya peralatan atau mesin rusak akan membahayakan pekerja. Jika karyawan mengikuti prosedur yang baik maka lingkungan yang aman dan nyaman akan tercipta.
- Menghasilkan Hasil yang Dapat Diandalkan.
Konsistensi merupakan hal yang paling penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Perusahaan perlu menawarkan produk atau layanan kepada pelanggan dengan kualitas yang tetap dan konsisten agar mereka tetap puas. Adanya SOP dan diterapkan dengan baik maka akan memberikan hasil yang konsisten serta memberikan sedikit atau tanpa kesalahan.
- Menyederhanakan Proses Bisnis
Ketika industri dan pasar berubah, perusahaan perlu menyesuaikan proses yang ada agar tetap kompetitif. SOP dapat membantu dalam mengidentifikasi area dimana proses internal dapat disederhanakan, diotomatisasi, atau dibuat lebih efisien, seperti menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, mengintegrasikan teknologi baru, atau mengatur ulang alur kerja. Penyederhanaan proses di tempat kerja ini akan membantu dalam menghemat waktu, sumber daya, dan juga meningkatkan efektivitas secara keseluruhan.
- Berfungsi Sebagai Checklist Untuk Memperkuat Kinerja yang Tepat.
Peduli terhadap sesama pekerja saat menjalankan tugasnya dengan melibatkan satu pekerja untuk mengajari karyawan lainnya tentang semua aspek kinerja yang baik. Dengan SOP, seorang karyawan dapat melatih dan membantu rekan kerja lainnya tentang cara menyelesaikan sesuatu dan meningkatkan keterampilan kerja.
Kenapa Perlu Adanya SOP dan Policy di Perusahaan Anda?
Meskipun SOP lebih condong ke arah standar untuk menyelesaikan sesuai dalam perusahaan, policy memberikan karyawan banyak kelonggaran untuk berimprovisasi. Dengan begitu dapat memungkinkan menghasilkan produk atau jasa yang terstandarisasi, namun dengan SOP dapat menjamin bahwa produk dan jasa yang dihasilkan akan menggunakan cara yang sama setiap saat (konsisten). Oleh karena itu SOP dan policy perlu selalu berdampingan untuk menciptakan keberlangsungan yang baik.
SOP menjadi bantuan komunikasi untuk mempermudah dalam memberikan informasi perubahan kepada karyawan. Selain itu dapat mendorong perbaikan berkelanjutan dengan mengevaluasi dan memperbarui SOP secara berkala untuk memastikan bahwa perusahaan selalu berupaya menjadi lebih baik, beradaptasi dengan tantangan baru, dan tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan. Karyawan juga akan menjadi lebih fokus pada tugas yang bernilai tambah dari pada terjebak dalam aktivitas yang berlebihan dan memakan waktu.
Memaksimalkan Implementasi SOP di Perusahaan
Dengan seluruh penjelasan di atas mulai dari tujuan, manfaat hingga pentingnya SOP bagi perusahaan, dapat disimpulkan bahwa memang perusahaan perlu membuat SOP untuk menjalankan bisnis agar seluruh aktivitas bisa terkendali dengan baik. Tidak hanya membuat SOP yang baik dan menerapkannya dalam kegiatan operasional, perusahaan juga perlu memikirkan bagaimana prosedur tersebut bisa tersimpan dan dapat diakses serta dipelajari oleh seluruh karyawan. Dengan bantuan teknologi dapat memudahkan dalam penyimpanan berbagai prosedur dan mudah untuk mencari dokumen secara spesifik yang dibutuhkan, serta menghindari kehilangan dokumen akibat terselip, rusak, ataupun dicuri. Keamanan dokumen juga terjamin karena setiap pengguna memiliki hak akses masing-masing, serta hemat anggaran karena dokumen dapat diunduh dan dishare kapanpun tanpa perlu dicetak lagi sehingga mengurangi penggunaan kertas dan tinta printer.
Jika perusahaan ingin kemudahan dan bekerja secara efektif serta efisien, maka Anda perlu berinvestasi pada teknologi digital. Gunakan sistem E-Policy dari kami. Untuk informasi lebih detail mengenai sistem tersebut silahkan hubungi kami.