Apa itu policy/kebijakan?
Policy atau kebijakan merupakan hal yang digunakan untuk menunjukkan sebuah aturan dalam publik sebagai batasan yang menjadi arah dari sebuah tindakan yang harus dilakukan. Kebijakan digunakan dalam manajemen dalam sebuah bisnis untuk mencapai tujuan atau sasaran. Salah satu jenis kebijakan dalam perusahaan yaitu kebijakan perilaku karyawan. Kebijakan ini berisi tugas dan tanggung jawab yang harus dipatuhi seluruh karyawan. Kebijakan perilaku karyawan juga menjadi pedoman seperti aturan berpakaian yang benar, prosedur keselamatan kerja, dan kebijakan penggunaan komputer dan internet.
Tujuan adanya sebuah kebijakan
Kebijakan memiliki 4 aspek yaitu kebijakan yang diterapkan secara subjektif sebagai penggarisan ketentuan, yang bersifat pedoman, bersifat pegangan, dan sebagai bimbingan untuk mencapai kepahaman dalam maksud atau cara bagi setiap usaha atau organisasi. Dengan begitu akan menghasilkan gerakan atau tindakan yang terpadu dan seirama dalam mencapai tujuan tertentu.
Kebijakan pada suatu organisasi atau perusahaan bertujuan untuk meningkatkan kepatuhan, membantu dalam mencegah sebuah insiden di tempat kerja dan memberikan solusi keselamatan, serta membantu dalam mengidentifikasi kesalahan yang terjadi. Oleh karena itu adanya kebijakan membantu karyawan dan anggota tim memahami apa yang diharapkan dan bagaimana cara meresponnya. Saat karyawan mengikuti kebijakan dengan tepat maka waktu dan sumber daya juga dapat menjadi lebih efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat berkonsentrasi dalam mencapai tujuan.
Baca : Manfaat sistem E-Procurement
Apa itu Policy Management System?
Policy Management System adalah software yang digunakan untuk mengatur kebijakan dan prosedur termasuk membuat, mengelola, serta mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang mengatur aktivitas operasional. Kebijakan dalam perusahaan sangat penting karena berisi peraturan dan standar untuk menghindari resiko. Untuk sebuah perusahaan besar mungkin kebijakan dan prosedur yang dimiliki tidaklah sedikit. Dengan begitu perlu adanya sistem manajemen yang mengelola agar terorganisir dengan baik dan menghubungkan bagian-bagian penting untuk menciptakan satu kesatuan yang utuh.
Manfaat menggunakan Policy Management System yaitu:
-
- Adanya manajemen dan pengembangan dokumen kebijakan. Terdapat fitur yang dapat membantu dalam mengorganisir dokumen sehingga mudah ditemukan apabila suatu saat diperlukan.
- Biasanya sebuah kebijakan memiliki dokumen pendukung seperti sertifikasi, adanya sistem ini dapat mengontrol dokumen pendukung yang mungkin akan diperlukan saat audit.
- Penyimpanan dokumen dengan kertas tidak bisa selalu diperbarui, begitu pula dengan file digital yang hanya disimpan di server akan sulit untuk mengetahui perubahan apa yang telah dilakukan dan oleh siapa. Penggunaan sistem akan membantu penyimpanan seluruh dokumen kebijakan dengan format digital dan terpusat, sehingga bisa dipantau apabila ada perubahan secara real-time.
- Adanya security dan pencatatan keamanan. Keamanan adalah hal yang penting dalam mengelola kebijakan dan prosedur. Penting untuk mengontrol siapa yang memiliki akses dan siapa yang diperbolehkan melakukan perubahan. Menggunakan sistem bisa mengidentifikasi pengguna yang memiliki hak dan akses untuk melakukan perubahan.
- Sistem akan memberikan report mengenai dokumen. Selain dapat memberikan informasi tentang siapa yang mengakses dan mengubah dokumen beserta waktu berlangsungnya, akan ada informasi juga mengenai pemberitahuan kapan kebijakan perlu ditinjau, diperbarui, atau kadaluwarsa. Notifikasi dan reminder akan muncul sehingga kebijakan akan terus up-to-date.
- Adanya report dan history perubahan akan mempermudah dalam proses audit perusahaan.
Ada banyak jenis sistem manajemen policy, dan beberapa diantaranya jauh lebih efisien dibandingkan yang lain. Jika ingin menggunakan sistem, sistem seperti apa yang perusahaan anda butuhkan? Kenali permasalahan di perusahaan anda, lalu putuskan solusi yang tepat. Meskipun manajemen policy dengan sistem akan lebih mahal di awal, tetapi jika anda bersama dengan sistem yang baik maka akhirnya akan membantu menghemat waktu dan biaya perusahaan.
Lamsolusi menawarkan sistem e-policy dengan banyak fitur yang dapat membantu dalam pengelolaan kebijakan dan prosedur. Policy dan prosedur dapat disimpan pada sistem sehingga akan mudah dikelola dan dikendalikan secara terpusat. Proses komunikasi menjadi lebih mudah dengan unlimited user dan dapat diatur hak akses dari masing-masing user yang disertai notifikasi langsung bagi para pengguna sehingga tidak akan tumpang tindih. Akan ada report lengkap mengenai perubahan yang dilakukan. Report ini dapat membantu dalam proses audit perusahaan anda. Banyak kemudahan lain yang dapat kami berikan. Kami menerima customize sesuai kebutuhan perusahaan anda. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.